กำหนดสิทธิ์พนักงานในระบบหลังบ้านอย่างไรให้ปลอดภัย

เรื่องที่เจ้าของธุรกิจมักตั้งใจจะจัดการทีหลังแล้วลืมไปเลยคือการกำหนดสิทธิ์พนักงานในระบบหลังบ้าน ช่วงเริ่มต้นมีกันไม่กี่คนก็ให้สิทธิ์เต็มไปก่อนเพราะสะดวกกว่า พอทีมโตขึ้นเป็นสิบคนก็กลายเป็นว่าทุกคนเห็นทุกอย่างและแก้ได้ทุกอย่าง บทความนี้อธิบายวิธีกำหนดสิทธิ์พนักงานให้ปลอดภัยโดยที่งานยังเดินได้ตามปกติ

ทำไมการให้สิทธิ์เต็มทุกคนถึงอันตราย

ความเสี่ยงที่ชัดที่สุดคือการทุจริต แต่ในความเป็นจริงเรื่องที่เกิดบ่อยกว่ามากคือความผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ พนักงานที่ไม่ควรมีสิทธิ์แก้การตั้งค่าบัญชีธนาคาร แต่ดันแก้ได้ แล้วกดผิดช่องเพียงครั้งเดียว ผลกระทบอาจกินเวลาแก้เป็นสัปดาห์

อีกความเสี่ยงที่คนมองข้ามคือเมื่อบัญชีพนักงานคนใดคนหนึ่งถูกขโมย ถ้าบัญชีนั้นมีสิทธิ์เต็ม ผู้ที่เข้ามาก็ได้สิทธิ์เต็มไปด้วยทันที แต่ถ้าบัญชีนั้นมีสิทธิ์แค่ดูรายงาน ความเสียหายจะจำกัดอยู่แค่นั้น

และเรื่องที่พูดถึงกันน้อยที่สุดคือ การให้สิทธิ์เต็มทุกคนทำร้ายพนักงานที่ซื่อสัตย์ด้วย เพราะเมื่อเกิดปัญหาขึ้น ทุกคนที่มีสิทธิ์กลายเป็นผู้ต้องสงสัยหมด การจำกัดสิทธิ์จึงเป็นการปกป้องทีมงาน ไม่ใช่การไม่ไว้ใจ

หลักการที่ควรยึด

1ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็นต่อการทำงาน

หลักการนี้เรียกว่า least privilege คือให้สิทธิ์น้อยที่สุดที่ยังทำงานได้ ไม่ใช่ให้ไว้เผื่อ วิธีคิดที่ถูกคือเริ่มจากศูนย์แล้วเพิ่มทีละอย่างเมื่อจำเป็นจริง ไม่ใช่ให้เต็มแล้วค่อยตัดออกทีหลัง เพราะการตัดออกไม่เคยเกิดขึ้นจริงสักที

เวลาพนักงานขอสิทธิ์เพิ่ม ให้ถามว่าต้องใช้ทำงานอะไร ถ้าตอบได้ชัดเจนก็ให้ ถ้าตอบว่าเผื่อไว้ก่อน คำตอบคือยังไม่ให้

2แยกคนทำรายการออกจากคนอนุมัติ

ข้อนี้สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีเงินหมุน คนที่สร้างรายการจ่ายเงินต้องไม่ใช่คนเดียวกับคนที่อนุมัติรายการนั้น เพราะถ้าเป็นคนเดียวกัน ต่อให้มีระบบบันทึกครบแค่ไหน ก็ไม่มีใครทัดทานได้ในจังหวะที่เกิดเรื่อง

ในทางปฏิบัติคือตั้งวงเงินไว้ว่าเกินเท่าไรต้องให้อีกคนอนุมัติ ธุรกิจส่วนใหญ่ตั้งไว้ที่ระดับที่ความเสียหายเริ่มกระทบกระแสเงินสด อ่านเรื่องการตั้งเงื่อนไขอนุมัติจ่ายเงินเพิ่มเติมได้ที่ หน้าระบบฝาก-ถอน

3กำหนดสิทธิ์ตามบทบาท ไม่ใช่ตามรายบุคคล

ถ้าตั้งสิทธิ์ทีละคน พอมีพนักงานยี่สิบคนจะกลายเป็นยี่สิบชุดที่ไม่มีใครจำได้ว่าใครมีอะไรบ้าง วิธีที่ถูกคือสร้างบทบาทไว้ก่อน เช่น ฝ่ายซัพพอร์ต ฝ่ายบัญชี ผู้ดูแลระบบ แล้วผูกพนักงานเข้ากับบทบาท

ข้อดีคือเมื่อต้องปรับสิทธิ์ของทั้งฝ่าย แก้ที่บทบาทเดียวจบ และเมื่อรับคนใหม่ก็แค่เลือกบทบาทให้ ไม่ต้องมานั่งไล่ติ๊กทีละเมนูแล้วลืมบางอย่าง

4ทุกคนต้องมีบัญชีของตัวเอง

การใช้บัญชีร่วมกันเป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจขนาดเล็ก เพราะสะดวกและไม่ต้องจ่ายค่า user เพิ่ม แต่ผลคือเมื่อเกิดเรื่อง คุณจะรู้แค่ว่าบัญชีนี้ทำ แต่ไม่รู้ว่าคนไหนเป็นคนทำ

บัญชีร่วมทำให้ audit log ที่คุณมีอยู่ไร้ค่าทันที เพราะบันทึกได้แค่ชื่อบัญชี ไม่ใช่ชื่อคน อ่านเพิ่มเติมว่า audit log ที่ใช้ได้จริงต้องมีอะไรบ้างที่บทความ Audit Log คืออะไร ทำไมธุรกิจที่มีเงินหมุนต้องมี

5ถอนสิทธิ์ทันทีเมื่อคนออก

ช่องโหว่ที่พบบ่อยที่สุดคือบัญชีของพนักงานที่ลาออกไปแล้วแต่ยังใช้งานได้อยู่ บางที่พบบัญชีที่ค้างมาเป็นปีโดยไม่มีใครรู้

วิธีแก้คือทำเป็นขั้นตอนบังคับ ว่าวันสุดท้ายของการทำงานต้องปิดบัญชีทันที ไม่ใช่รอให้ HR แจ้ง และควรตรวจรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมดทุกไตรมาสว่ายังมีใครที่ไม่ควรอยู่ในระบบแล้วบ้าง

ตัวอย่างการแบ่งบทบาทที่ใช้ได้จริง

นี่คือโครงที่ธุรกิจส่วนใหญ่ปรับใช้ได้เลย ปรับชื่อและรายละเอียดตามโครงสร้างทีมของคุณ

สิ่งที่ควรจำกัดเป็นพิเศษ

ไม่ใช่ทุกเมนูมีความเสี่ยงเท่ากัน ห้าอย่างนี้ควรให้สิทธิ์เฉพาะคนที่จำเป็นจริง ๆ และควรมีการแจ้งเตือนทุกครั้งที่ถูกใช้งาน

1. 1การแก้ข้อมูลบัญชีธนาคาร ทั้งบัญชีรับเงินของธุรกิจและบัญชีปลายทางของลูกค้า จุดนี้คือเป้าหมายอันดับหนึ่งของการทุจริต
2. 2การอนุมัติรายการเกินวงเงิน ควรจำกัดไว้ที่คนไม่เกินสองถึงสามคน และไม่ควรเป็นคนเดียวกับผู้สร้างรายการ
3. 3การเปลี่ยนสิทธิ์ผู้ใช้ คนที่แก้สิทธิ์ได้เท่ากับให้สิทธิ์ตัวเองได้ ควรจำกัดที่คนเดียวและตรวจ audit log ทุกครั้งที่มีการแก้
4. 4การส่งออกข้อมูลลูกค้า การ export ฐานข้อมูลทั้งก้อนควรต้องขออนุมัติ ไม่ใช่กดได้เลย เพราะเป็นช่องทางที่ข้อมูลรั่วออกง่ายที่สุด
5. 5การลบหรือแก้รายการย้อนหลัง ในอุดมคติไม่ควรมีใครทำได้เลย ถ้าจำเป็นต้องแก้ ควรใช้วิธีสร้างรายการปรับปรุงใหม่แทนการแก้ของเดิม

สามข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เริ่มจัดระเบียบสิทธิ์วันนี้ใน 4 ขั้นตอน

ถ้าตอนนี้ระบบของคุณให้สิทธิ์เต็มกันหมดอยู่ ไม่ต้องรื้อทั้งหมดในวันเดียว ทำตามลำดับนี้ได้

1. 1ดึงรายชื่อผู้ใช้ทั้งหมดออกมาดู แล้วปิดบัญชีของคนที่ไม่ได้ทำงานแล้วทันที
2. 2ระบุห้าเมนูเสี่ยงในหัวข้อด้านบน แล้วตัดสิทธิ์ออกจากทุกคนที่ไม่ได้ใช้ในงานประจำวัน
3. 3สร้างบทบาทตามตารางด้านบน แล้วย้ายพนักงานเข้าบทบาทแทนการตั้งทีละคน
4. 4ตั้งวันในปฏิทินไว้ทุกไตรมาส เพื่อกลับมาตรวจว่ายังถูกต้องอยู่

สรุป

การกำหนดสิทธิ์พนักงานที่ดีไม่ได้ทำให้งานช้าลง แต่ทำให้เมื่อเกิดเรื่องขึ้น คุณรู้ทันทีว่าเกิดจากใครและจำกัดความเสียหายได้ หลักสำคัญมีแค่สามข้อ คือให้เท่าที่จำเป็น แยกคนทำออกจากคนอนุมัติ และตรวจซ้ำเป็นประจำ

เรื่องนี้ทำงานคู่กับ audit log เสมอ เพราะการจำกัดสิทธิ์คือการป้องกันไม่ให้เกิด ส่วน audit log คือการรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นแล้ว ระบบที่ดีต้องมีทั้งสองอย่าง