วิธีอ่านรายงานธุรกรรมให้เข้าใจใน 10 นาที

รายงานธุรกรรมเป็นหน้าที่พนักงานใหม่กลัวที่สุด เพราะเปิดมาแล้วเจอตัวเลขเต็มหน้าจนไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ความจริงคือคุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจทุกคอลัมน์ตั้งแต่วันแรก แค่รู้จักห้าอย่างก็ทำงานประจำวันได้แล้ว บทความนี้พาอ่านรายงานธุรกรรมแบบเรียงตามลำดับที่ใช้จริง

รายงานธุรกรรมบอกอะไรบ้าง

รายงานธุรกรรมคือรายการเงินเข้าและเงินออกทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระบบ แต่ละบรรทัดคือหนึ่งรายการ และแต่ละคอลัมน์คือข้อมูลของรายการนั้น

สิ่งที่ทำให้คนสับสนคือรายงานถูกออกแบบให้ตอบคำถามหลายแบบพร้อมกัน ทั้งคำถามของฝ่ายบัญชี ฝ่ายซัพพอร์ต และผู้บริหาร ทำให้มีคอลัมน์เยอะเกินกว่าที่คุณต้องใช้จริง

วิธีที่ถูกคืออย่าพยายามอ่านทุกอย่าง ให้เริ่มจากคำถามที่คุณต้องตอบก่อน แล้วดูเฉพาะคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง

ห้าคอลัมน์ที่ต้องรู้จักก่อน

ถ้าจำได้แค่ห้าอย่างนี้ คุณตอบคำถามลูกค้าได้ประมาณ 80 เปอร์เซ็นต์แล้ว ส่วนคอลัมน์อื่นอย่างช่องทางที่ใช้ ชื่อผู้ดำเนินการ หรือหมายเหตุ ค่อยเรียนรู้ทีหลังเมื่อเจอเคสที่ต้องใช้

สถานะรายการ อ่านให้ถูกก่อนตอบลูกค้า

สถานะเป็นสิ่งที่ทำให้ตอบลูกค้าผิดบ่อยที่สุด เพราะแต่ละสถานะแปลว่าคนละอย่างและต้องทำคนละแบบ

1. 1รอดำเนินการ ระบบรับคำสั่งแล้วแต่ยังไม่จบ อาจกำลังรอเงินเข้าหรือรออนุมัติ ห้ามบอกลูกค้าว่าเสร็จแล้วเด็ดขาด ให้บอกตามจริงว่ากำลังดำเนินการและปกติใช้เวลาเท่าไร
2. 2สำเร็จ รายการจบสมบูรณ์ ยอดถูกอัปเดตแล้ว ตอบลูกค้าได้เลยว่าเรียบร้อย พร้อมแจ้งเลขที่รายการไว้อ้างอิง
3. 3ไม่สำเร็จ รายการถูกปฏิเสธ ต้องดูเหตุผลก่อนตอบ เพราะสาเหตุต่างกันทำให้ลูกค้าต้องทำคนละอย่าง
4. 4ยกเลิก รายการถูกยกเลิกก่อนดำเนินการ อาจโดยลูกค้าเองหรือโดยระบบเมื่อหมดเวลา
5. 5รอตรวจสอบ ระบบกันไว้เพราะพบสิ่งผิดปกติ เช่น ยอดไม่ตรงหรือเกินวงเงิน ห้ามอนุมัติเองถ้าไม่มีสิทธิ์ ให้ส่งต่อ

งานที่ทำบ่อยที่สุดสามอย่าง

1หารายการที่ลูกค้าถามถึง

ลูกค้าจะให้ข้อมูลมาไม่เหมือนกัน บางคนมีเลขที่รายการ บางคนมีแค่ยอดกับเวลาคร่าว ๆ ควรฝึกค้นให้ได้ทั้งสามวิธี

วิธีที่แม่นที่สุดคือค้นด้วย Transaction ID เพราะไม่ซ้ำกับใคร ถ้าลูกค้าไม่มี ให้ค้นจากบัญชีของลูกค้าคนนั้นแล้วกรองตามวันที่ ส่วนการค้นด้วยยอดเงินอย่างเดียวควรเป็นทางเลือกสุดท้าย เพราะมักเจอหลายรายการที่ยอดเท่ากัน

2ดูว่าวันนี้มีอะไรผิดปกติไหม

งานประจำวันที่ควรทำทุกเช้าคือกรองดูเฉพาะรายการที่สถานะเป็นรอตรวจสอบและไม่สำเร็จ ไม่ต้องไล่ดูทุกรายการ

ปกติสองกลุ่มนี้ควรมีสัดส่วนน้อยเมื่อเทียบกับรายการทั้งหมด ถ้าวันไหนเยอะผิดปกติ แปลว่ามีบางอย่างผิดในระบบหรือมีคนพยายามทำอะไรที่ไม่ปกติ ควรแจ้งหัวหน้าทันทีแทนที่จะไล่แก้ทีละรายการ

3ส่งออกรายงานให้ฝ่ายบัญชี

เมื่อต้องส่งข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี ให้กรองช่วงเวลาที่ต้องการก่อนแล้วค่อยส่งออกเป็นไฟล์ อย่าส่งออกทั้งหมดแล้วให้เขาไปกรองเอง

สิ่งที่ควรถามฝ่ายบัญชีก่อนส่งครั้งแรกคือเขาต้องการคอลัมน์ไหนบ้างและต้องการไฟล์รูปแบบไหน เพราะการถามครั้งเดียวประหยัดเวลาการส่งไปส่งมาได้หลายรอบ

สามข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เมื่อเจอรายการที่ผิดปกติ

ไม่ใช่ทุกความผิดปกติที่คุณต้องแก้เอง สิ่งสำคัญคือรู้ว่าเรื่องไหนจัดการได้และเรื่องไหนต้องส่งต่อ

1. 1จดข้อมูลก่อนทำอะไร บันทึก Transaction ID เวลา และอาการที่พบ ก่อนจะกดอะไรทั้งสิ้น
2. 2อย่ากดแก้หรือกดยกเลิกเอง ถ้าไม่แน่ใจ เพราะการกระทำในระบบเงินส่วนใหญ่ย้อนกลับไม่ได้
3. 3ตรวจว่าเป็นรายการซ้ำหรือไม่ ดูว่ามีรายการที่ยอดและเวลาใกล้เคียงกันหรือเปล่า เป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุด
4. 4ส่งต่อพร้อมข้อมูลครบ เมื่อแจ้งหัวหน้า ให้แนบเลขที่รายการและสิ่งที่ตรวจไปแล้ว จะได้ไม่ต้องเริ่มใหม่

สรุป

รายงานธุรกรรมดูซับซ้อนเพราะถูกออกแบบให้ตอบคำถามของหลายฝ่ายพร้อมกัน แต่สำหรับงานประจำวัน คุณใช้แค่ห้าคอลัมน์และเข้าใจสถานะห้าแบบก็พอ

สิ่งที่สำคัญกว่าการจำคอลัมน์ได้ครบคือการอ่านสถานะให้ถูกก่อนตอบลูกค้า และรู้ว่ารายการแบบไหนต้องส่งต่อไม่ใช่จัดการเอง สองอย่างนี้ป้องกันความผิดพลาดที่แก้ยากได้เกือบทั้งหมด